Noin 7 pienen budjetin pilvipalvelua aloittavalle yrittäjälle

| 25.4.2017

Aloittavalla yrittäjällä olisi tarvetta jos jonkin näköiselle hankinnalle, mutta kiinteät kustannukset pitäisi pystyä pitämään kohtuullisina. Onneksi nykyään on tarjolla moneen eri tarpeeseen pilvipalveluita, joiden kanssa pääsee liikkeelle ilmaiseksi tai melko pienellä kuukausimaksulla. Esittelen tässä muutaman itse hyödylliseksi kokemani pienen budjetin digitaalisen työkalun.

Kustannuspaineen lisäksi aloittavalla yrittäjällä on myös  tekemistä ja opiskelemista enemmän kuin tarpeeksi, joten työkalujen helppo käyttöönotto ja ylipäätään helppokäyttöisyys painavat vaakakupissa. Lisäksi, yhä tärkeämmäksi asiaksi on muodostumassa integroitavuus, eli käytännössä työkalun toimiminen osana kokonaisuutta. Yksi lähestymistapa tähän on hommata kaikki mahdolliset työkalut yhden logon, kuten vaikka Microsoftin, alta. Toinen lähestymistapa on valita sellaisia palveluita, joissa on panostettu valmiisiin integrointeihin ja/tai rajapinnan kehitykseen.

Seuraavissa suosituksissa siis painavat nimenomaan nämä kolme asiaa, eli 1) kustannukset, 2) helppous, sekä 3) integroitavuus. Sivun lopussa olevaan kommenttiosioon voi mielellään jättää omia suosituksia ja ylipäätään kommentteja aiheeseen liittyen.

Lisäksi täytyy mainita se, että erilaiset palvelut menevät limittäin ja lomittain, vaihtoehtoisia tilaustyyppejä on useita erilaisia, ja eri termeillä voidaan tarkoittaa enemmän tai vähemmän samaa toiminnallisuutta. Mutta eiköhän tästä jonkinlainen soppa saada syntymään. 🙂

1. Sähköposti ja toimistotyökalut
2. Tallennus ja jakaminen
3. Tehtävien hallinta
4. Ryhmäkeskustelu
5. Etäpalaverit
6. Salasanojen hallinta
7. Automaatio

Huom. alla olevissa taulukoissa otsikkorivit toimivat hyperlinkkeinä kuhunkin palveluun.

1. Sähköposti ja toimistotyökalut

Nykyään vähintään sähköposti kuuluu yrittäjän digitaaliseen työkalupakkiin, vaikka varsinainen työ tehtäisiinkin toimiston ulkopuolella. Usein on myös tarvetta toimisto-ohjelmistoille, kuten tekstinkäsittely, taulukkolaskenta ja esitysgrafiikka. Niputan nämä kaikki nyt tässä yhteen, koska varsinkin kaksi tämän alueen merkittävintä peluria, Google ja Microsoft, tykkäävät myös tehdä niin. Sähköpostin osalta täytyy vielä mainita, että tässä yhteydessä sillä tarkoitetaan nimenomaan taustalla olevaa sähköpostijärjestelmää, eikä sitä sovellusta, jolla sähköpostia käytetään.

Google ja Microsoft hallitsevat Datanyzen mukaan yli 90%:n osuutta sähköpostijärjestelmistä, ja pilvestä käytettävistä toimistosovelluksistakin näiden kahden yhteenlaskettu osuus on TechRadarin mukaan yli 65%. Niinpä kumpi tahansa näistä on suhteellisen turvallinen valinta.

Microsoft on toimistosovellusten puolella edellä ja Outlook on sähköpostin käyttämiseen kokeilemistani työpöytäsovelluksista edelleen paras (toki toimii kohtuullisen hyvin myös Gmailin kanssa), mutta Googlen G Suite on hintansa perusteella edellä tässä vertailussa. Siinä missä sähköpostin ja toimistosovellukset saa Microsoftin Office 365:n kuukausiveloituksella käyttöön hintaan 12,70 €/käyttäjä/kuukausi, G Suiten vastaavat toiminnot maksavat 4 €/käyttäjä/kuukausi. Toki Microsoftin paketissa on esim. tallennustilaa enemmän, mutta se on toinen asia sitten.

EDIT (26.4.2017): Microsoftin Office 365 Business Essentials onkin itse asiassa lähinnä G Suitea ominaisuuksiltaan ja sen hinta on vain 4,20 €/käyttäjä/kuukausi, joten siltä osin ei eroa näiden kahden välille käytännössä synny.

G Suite

Hinta4 €/käyttäjä/kuukausi on varsin kohtuullinen hinta, mutta miinuspuolena on pienehkö, 30 Gt:n pilvitallennustila.

Seuraavalla tasolla, eli maksamalla 8 €/käyttäjä/kuukausi saa jo vähintään 1 Tt:n tallennustilan käyttöön.
KäytettävyysKäyttöönotto ei ollut ihan helppoa. Googlen kokonaistarjonta on sellainen härveli, että siitä ei ole oikein saatu "klikkaa ja käytä" -tyyppistä ratkaisua aikaiseksi, vaan jonkin verran täytyi luovia siellä täällä.

Toimistosovellusten puolella Google ei pärjää Microsoftille, kun aletaan mennä vähän edistyneempään käyttöön.
IntegrointiMikäli käytät tehtäviesi automatisointiin jotain tuotetta, kuten IFTTT, Zapier, tai Microsoft Flow, huomaat, että Googlen tuotteet ovat hyvin edustettuina tuetuissa sovelluksissa.

Google Sheetsia pystyy hyödyntämään lisäosien avulla kaikenlaiseen näppärään (tai välillä vähemmänkin näppärään) datan pyörittelyyn, mutta se on kokonaan toisen postauksen aihe.

HubSpotin ilmainen CRM on myös liitettävissä Gmailiin (tästä aiheesta myöhemmin), joten sitä kautta voi taas saada joitain asioita helpotettua.

Gmailin ilmaisversiota pystyy myös käyttämään oman verkkotunnuksen kautta (esim. [email protected] –> [email protected]), mutta kalenterivarauksia en saanut millään menemään omalle verkkotunnukselle, vaan niissä näkyi aina lähettäjänä tuo gmail.com -osoite. Lisää tietoa löytyy esim. tästä Seravon ohjeesta.

2. Tallennus ja jakaminen

Sähköpostin ja toimistotyökalujen lisäksi useimmilla on tarvetta tallentaa tiedostoja jonnekin, sekä mahdollisesti jakaa niitä vaikkapa yhteistyökumppaneiden kanssa. Omalle koneelle voi luonnollisesti tallentaa kahmalokaupalla dataa, mutta siinä tapauksessa (automaattiset) varmistukset on syytä tehdä jonnekin. Erillinen kiintolevy on tähän ihan hyvä vaihtoehto, mutta sitä pitäisi sitten pääsääntöisesti säilyttää eri tilassa kuin tietokonetta, etteivät molemmat mene samassa tulipalossa.

Tällaisilta ulkoisilta riskeiltä suojautumiseen (omat möhläykset ovat vähän oma lukunsa) hyvä vaihtoehto on ottaa käyttöön pilvipalvelu, joka synkronoi tiedostot talteen jonnekin kauas pois. Dropbox, Google Drive, sekä Microsoft OneDrive ovat kärkinimet näissä kahinoissa ja niistä kustakin on saatavilla ilmainen vaihtoehto. Dropbox Basic tarjoaa 2 Gt tallennustilaa, Google Drive 15 Gt ja Microsoft OneDrive 5 Gt. Jokaisesta näistä on myös tarjolla Windows client, jonka asentamalla ne saa näkymään kuten koneen omat kansiot (ks. kuva alla). Nämä voi ottaa vaikka kaikki käyttöön, kunhan ei mene vain liian pahaan solmuun sen kanssa, että mitä on missäkin. Itselläni on Google Drive käytössä varsinaisena palveluna, Dropboxia käytän tiettyjen asioiden varmistamiseen ja OneDrive odottelee vielä käyttötarkoitusta.

Tiedostot synkronoivia palveluita voi käyttää kuten koneen omia kansioita

Mikäli jonkin muun tilauksen kylkiäisenä ei ole vielä tullut tallennustilaa, Google Drive on näistä paras vaihtoehto, koska tarjoaa sen verran enemmän tilaa kuin muut. Oman kokemukseni mukaan Dropbox on toiminut kaikkein varmimmin tiedostojen jakamisessa ja OneDrive taas huonoimmin. Google Drive on pääsääntöisesti toiminut riittävän hyvin.

Google Drive

Hinta15 Gt tallennustilaa saa ilmaiseksi, mutta maksamalla 1,99 €/kuukausi sitä saa jo 100Gt.

Mikäli G Suite on käytössä, sitä kautta voi saada Business-paketin kautta (8 €/käyttäjä/kuukausi) jo vähintään 1 Tt:n käyttöön.
KäytettävyysGoogle Driven käyttöönotto yksittäisenä palveluna on melko suoraviivaista.

Käyttö on myös melko vaivatonta, mutta se täytyy mainita, että mikäli käytät samalla koneella useampaa kuin yhtä Googlen tiliä (esim. henkilökohtainen ja työ), voit joutua jonkin verran säätämään ennen kuin kaikki on kohdallaan.
IntegrointiIntegrointiin pätee samat asiat kuin sähköpostin ja toimistotyökalujen osalta: Google Drive on varmasti ensimmäisten joukossa, kun softafirmat miettivät mihin lähtevät tekemään integrointeja.

3. Tehtävien hallinta

Vanhana projektipäällikkönä tehtävien hallinta on yksi suosikkiaiheistani. Voitte uskoa, että on tullut tutkittua ja kokeiltua aika monta vaihtoehtoa ja aina siinä on käynyt niin, että hyvän alun jälkeen tehtävälistat ja työkalut hapertuvat jonnekin muistojen hämärään. Paitsi yksi. Trellon avulla olen nimittäin organisoinut tekemisiäni jo parin vuoden ajan. Olen myös käyttänyt sitä kumppaneiden kanssa kohtuullisen hyvällä menestyksellä, joten se soveltuu myös työryhmän käyttöön.

Trellossa voit luoda rajattoman määrän tauluja, joihin voi lisätä luetteloita, joihin taas liitetään kortteja. Korteille voi määritellä paljonkin asioita, kuten esimerkiksi työryhmän jäseniä, määräaikoja, tarkistuslistoja ja kommentteja. Trellon Power-upeilla (lisäominaisuuksilla ja integraatioilla) voi saada vielä lisää hyödyllisiä ominaisuuksia mukaan, mutta ilmaisversiossa niiden käyttö on rajoitetumpaa.

Itselläni on käytössä useampikin integraatio Trelloon. Ilmaisen version yhden sallitun Power-upin olen käyttänyt TimeCamp-integraatioon, eli pystyn mittaamaan aikaa eri tehtäville. Lisäksi olen tehnyt Microsoft Flow’lla työnkulun, että kun yrityksen nettisivulta tulee sähköpostiin yhteydenottopyyntö, siitä luodaan automaattisesti kortti Trelloon. Olen myös IFTTT:n avulla tehnyt sellaisen työnkulun, että kun kortti siirretään Valmis-tauluun, siitä luodaan automaattisesti rivi Google Sheets -taulukkoon (koska näen historiatiedot siitä helpommin kuin Trellon arkistosta).

Muita viime aikoina kokeilemiani vaihtoehtoja ovat mm. Zenkit ja Todoist, mutta kumpikaan niistä ei ole onnistunut syrjäyttämään Trelloa.

Ruudunkaappaus Trellosta

Trello on hyvä työkalu tehtävien hallintaan

Trello

HintaIlmaisella versiolla pärjää jo kohtuullisen pitkälle, jopa työryhmän käytössä.

Maksullisissa vaihtoehdoissa (lähtien 5 $/kk) saa sitten käyttöön lisää ominaisuuksia, kuten enemmän integrointeja.
KäytettävyysTrello on sillä tavalla moderni pilvipalvelu, että käytön helppouteen on panostettu paljon. Pääosin käyttö on intuitiivista ja asiat löytyvät helposti.
IntegrointiTrello on sekä moderni että suosittu työkalu, joten integrointeja löytyy joka lähtöön. Itse käyttämistäni työkaluista olen onnistunut eniten hyödyntämään niitä juuri Trellon kanssa.

4. Ryhmäkeskustelu

Tässä yhteydessä käsittelyssä on nimenomaan useamman henkilön kommunikointi reaaliaikaisesti, eli sähköposti sekä kahden henkilön väliset kommunikointivälineet on tässä kohtaa rajattu ulkopuolelle. Skype on yksi ryhmäkeskustelussa paljon käytetyistä välineistä, mutta viime vuosina etenkin Slackin käyttö on yleistynyt hurjasti tällä alueella. Yksi syistä lienee ainakin se, että Slack tarjoaa melkoisen tukun valmiita integraatiosovelluksia ja botteja, joiden avulla pystyy esimerkiksi vähentämään eri sovellusten välillä hyppimistä. Slackilla onkin selkeä pyrkimys toimia alustana, jonka päälle rakennetaan ekosysteemiä, ja jossa iso osa työskentelystä tapahtuu.

Slackiin saa mm. erilaisten bottien avulla mielenkiintoisia lisäominaisuuksia

Slack

HintaSlackin käytössä pääsee pitkälle jo ilmaisella versiolla, eivätkä rajoitukset tule ihan heti vastaan, ainakaan pienemmissä ryhmissä.
KäytettävyysSlack on myös modernina pilvipalveluna varsin helppo ottaa käyttöön ja ylipäätään käyttää.
IntegrointiSlackia halutaan kehittää alustaksi, joten siihen on jo olemassa iso määrä integraatioita. Ehkä jopa niinkin iso määrä, että sovellushakemistoon meinaa hukkua, mutta niitä läpi kahlaamalla voi löytää todellisia helmiä käyttöön.

5. Etäpalaverit

Kaikkihan palavereita ilmoittaa inhoavansa, mutta niin vain kalenterit tuppaavat aina täyttymään niistä. Ehkä se inho juontaa juurensa siihen, että merkittävä osa palaveeraamisesta on kautta aikain hoidettu enemmän tai vähemmän huonosti. Ei ole ollut selvää agendaa, ei ole valmistauduttu etukäteen, muistiinpanoja on ikävä tehdä ja niin edelleen. Etäpalavereiden yleistyminen on tuonut mukanaan vielä uusia haasteita: yhteydet pätkivät, et näe toisten ilmeitä, jollain on unohtunut mykistys päälle ja Jarmokin on ilmeisesti ollut puolet palaverista tupakalla ja vessassa. Silti, palaverit ovat tietyissä asioissa edelleen tarpeen ja oikeilla työvälineillä ja -tavoilla niistä voi saada paljonkin hyödyllisempiä.

Tähän kategoriaan en löytänyt ihan selvää voittajaa. Itse on tullut käytettyä eniten Skypeä, mutta näin aktiivikäyttäjän perstuntumalla sen laatu on mennyt viime aikoina huonompaan suuntaan. En nyt osoita sormella ketään, mutta syy on Microsoftin. 🙂 Edellisellä työnantajalla koettiin Citrixin GoToMeeting erittäin toimintavarmaksi välineeksi, mutta sen ilmaisversio on aika riisuttu, mm. osanottajamäärä on rajattu kolmeen. Yksi ilmeisen paljon käytetyistä työkaluista on Google Hangouts, mutta sen suhteen tilanne on suoraan sanoen vähän sekava tällä hetkellä. Muutama kuukausi sitten Google ”ilmoitti” FAQ-päivityksellä, että Hangouts APIn tuki lopetetaan ja sitä korvaamaan tulevat Allo-viestisovellus ja Duo-videopuhelusovellus sekä lisäksi vielä joltain osin Hangouts Meet -videokonferenssisovellus (ks. MikroBitin juttu asiasta). Ota siitä nyt sitten selvää…

Ennen pihviin menemistä täytyy antaa vielä maininta yhdelle kohtalaisen paljon käytetylle palvelulle, eli join.me, joka tuntuu olevan etenkin myyntihenkilöiden suosiossa. Itselle oli kuitenkin sen verran hankalampaa päästä sinuiksi sen kanssa, että päädyin tähän valitsemaan norjalaisen appear.in -palvelun, joka vakuutti ainakin minut helppokäyttöisyydellään. Palvelussa pystyy tekemään ja ”valtaamaan” pysyviä huoneita, tai sitten esimerkiksi voi liipaista käyntiin väliaikaisen huoneen Slack-keskustelusta. Siinä on myös mielenkiintoisia lisäominaisuuksia, kuten hetken näkyvien tarrojen käyttö, tai YouTube-videoiden katselu yhdessä (ei kuitenkaan ruudunjaon kautta).

Helppokäyttöisyys on ehdottomasti yksi appear.in -palvelun vahvuuksia

appear.in

HintaIlmaisella versiolla pystyy "valtaamaan" huoneita itselleen tarvittavan määrän. Merkittävin rajoitus tulee yhtäaikaisten osallistujien määrästä, joka on ilmaisversiossa kahdeksan ja maksullisessa 12.
KäytettävyysPalvelu on todella helppokäyttöinen, jos on yhtään käyttänyt moderneja pilvipalveluja.
IntegrointiValmiita integraatioita ei ole paljon, niistä kuitenkin tärkeimpänä löytyy Slack.

6. Salasanojen hallinta

Tästä aiheesta kirjoittelin jo aiemmin, joten oikaisen sen verran, että menen suoraan suositukseen, joka on LastPass. Muutama kuukausi sitten LastPass muutti hinnoittelua siten, että ilmaisella versiollakin pystyy synkronoimaan salasanansa eri laitteiden välillä, joten ilmainenkin versio on tällä hetkellä todella houkutteleva. Suosion varjopuoli on, että LastPass on houkutteleva kohde hakkereille, mutta tästäkin huolimatta ainakin jonkin salasanojen hallintaohjelman käyttö on yleisesti ottaen järkevää (ks. vaikka tämä CNET’n artikkeli).

LastPass-holvin hakutoiminto

LastPass-holvin hakutoiminnon avulla löytää helposti salasanansa

LastPass

HintaIlmaisella versiolla saa salasanojen hallinnan jo hyvälle mallille, vaikka olisi useita eri laitteitakin käytössä.

Maksamalla Premium-version hinnan, eli 1 $/kk, saa muutamia lisäominaisuuksia, kuten perhejaon.
KäytettävyysLastPass on kohtuullisen helppo käyttää, mutta käyttöönotto vaatii vaivannäköä, kun jo olemassa olevat salasanat käy viemässä sinne.
IntegrointiSelainlaajennusten avulla LastPassia pystyy käyttämään kätevästi esimerkiksi pilvipalveluihin kirjautumisiin.

7. Automaatio

Viimeisenä täytyy ottaa käsittelyyn oma suosikkiaiheeni tällä hetkellä, eli automaatio. Tässä yhteydessä tarkoitan sitä, että erilaisten integraatioiden ja rajapintojen hyödyntämisen avulla saadaan käytettäviä työkaluja toimimaan paremmin yhteen, tai muuten vähennettyä manuaalisten toimenpiteiden määrää. Perinteisesti on vastaavia hyötyjä saavuttaakseen pitänyt käyttää yhden valmistajan tuotteita, tai rakentaa kalliita ja monimutkaisia integraatioita. Tietyllä tavalla eri valmistajien välisien tuotteiden (vaivattomissa) integraatiossa ollaan vieläkin lapsen kengissä, mutta viime aikoina alueella on tapahtunut selvää edistystä.

Muutamia suosituimpia palveluita ovat IFTTT, Zapier, Automate.io sekä Microsoft Flow. Valinnassa painavat liitettyjen sovellusten määrä, sovelluksiin liittyvien valintavaihtoehtojen määrä, työnkulkujen rakentamisen helppous, tarkistustiheys, sekä kuukausittaisen käyttövolyymin rajoitukset. Esimerkiksi IFTTT ei rajoita kuukausittaista käyttöä, mutta konfigurointivaihtoehdot ovat ainakin osin aika niukat. Zapierilla taas on tuettuna hurja määrä sovelluksia ja ”zapien” (työnkulkujen) luominen on aika helppoa, mutta ilmaisversiossa on muiden rajoitusten lisäksi kuukausitasolla käytössä vain viisi zapia ja 100 niiden suoritusta. Microsoft Flow’n avulla on helppo tehdä monipuolisia työnkulkuja (riippuen sovelluksesta), ja suorituksiakin on tarjolla 750 kpl/kk, mutta harmittavasti etenkin ilmaisversiossa puuttuu joitain olennaisia sovelluksia.

Mikäli yksi väline täytyy valita tässä kohtaa, niin silloin se on minulla Zapier. Tein esimerkiksi vastikään zapin, joka tekee Trelloon uuden listan aina, kun HubSpot CRM:n puolella luodaan uusi yritys. Aikaa tähän ei mennyt paljon minuuttia enempää. Toki minulla oli jo yhteydet kyseisiin sovelluksiin olemassa, joten se säästi vähän aikaa.

Ruudunkaappaus, Zapier

Zapierissa työnkulkujen tekeminen on parhaimmillaan todella yksinkertaista

Zapier

HintaIlmainen versio on jo melko hyvä perustarpeeseen, mutta käytön määrästä ja käytettävistä sovelluksista riippuen raja voi tulla vastaan piankin.
KäytettävyysKäyttö on helppoa. Tarjolla on lukuisia valmiita työnkulkuja, mutta omankin luominen sujuu parhaimmillaan minuutissa.
IntegrointiZapier elää ja kuolee integroinneista, joten niihin panostetaan. Osa integroinneista on mukana vain maksullisissa versioissa, mutta ilmaisessakin versiossa niitä on melko hyvin tarjolla.

Toivottavasti edellä esitellyistä esimerkeistä on sinulle jotain hyötyä. Sanotaan, että halvalla ei saa hyvää, mutta eipä tuossa kovin montaa sellaista vaihtoehtoa ollut, joissa ei saisi jotain aikaiseksi halvallakin. Jonkun verran ehkä joutuu käyttämään luovuutta ja vaivannäköä, mutta niiden avulla voi säästää sekä aikaa että rahaa.

Olisin kiinnostunut kuulemaan muista muiden hyödyllisiksi kokemista (edullisista) pilvipalveluista, joten jättäkää kommenttia alle.

P.S. Tarkoitus on tehdä aiheesta vielä toinen postaus, jossa käsitellään ehkä vähän harvempien aloittavien yrittäjien tarvitsemia palveluita, kuten tuntikirjaus, CRM, lomakkeet, analytiikka jne. Tämä oli kuitenkin sen verran kova urakka (noin 16 tuntia), että menee ainakin ensi viikkoon sen kanssa. 🙂

Simo Kari

Simo Kari

Pääpahis

• Savolais-hämäläinen introvertti, eli kiero, hidas ja umpimielinen. Melko toimiva yhdistelmä.
• Käytännön digitalisaation konkari; tavalla tai toisella jo yli 20 vuotta ruohonjuuritason muutoksessa puurtamassa.
• Osaamista on kertynyt varsinkin näistä aihealueista: IT, markkinointi ja projektinhallinta.
• Innokas penkkiurheilija ja tavallaan innokas kuntoilija.

Share This