Toiset 7 pienen budjetin pilvipalvelua aloittavalle yrittäjälle

| 26.6.2017

Tein aiemmin postauksen aloittavan yrittäjän edullisista pilvipalveluista. Tässä aiemmassa postauksessa oli käsittelyssä sellaisia pilvipalveluita, joita melkein jokainen yrittäjä, alasta riippumatta, voi digitalisoituvassa maailmassa hyödyntää. Toisessa osassa on käsittelyssä sellaisia pilvipalveluita, jotka eivät ehkä kuulu ihan jokaisen yrittäjän työkalupakkiin, mutta ovat siitä huolimatta varsin hyödyllisiä välineitä oikein käytettyinä.

Kun ensimmäiset ja tärkeimmät pilvipalvelut on onnistuneesti valjastettu yrityksen toimintaa hyödyttäviksi työvälineiksi, on aika kääntää Sauronin silmä kohti seuraavia uhreja. Tällä kertaa kyseessä on nippu pilvipalveluita, jotka eivät ehkä ole ihan jokaisen yrittäjän työkalupakkiin tietään löytäneet, mutta tämän jälkeen voi olla syytä vähintäänkin harkita niitä.

Kuten oli edellisenkin osan tapauksessa, kaikissa jäljempänä olevissa suosituksissa painavat vaakakupissa erityisesti nämä kolme asiaa: 1) kustannukset, 2) helppous, sekä 3) integroitavuus. Käsittelyyn valikoitui tälläkin kertaa seitsemän eri pilvipalvelua, ihan sillä perusteella, että ei täytynyt muuttaa otsikkoa kovin paljon. 🙂

1. Tuntikirjaus
2. Kirjanpito
3. Sähköpostimarkkinointi
4. Kyselyt
5. CRM
6. Analytiikka
7. VPN

Huom. alla olevissa taulukoissa otsikkorivit toimivat hyperlinkkeinä kuhunkin palveluun.

1. Tuntikirjaus

Tuntikirjaus on monesti ikäväksi koettu tehtävä, mutta erittäin hyödyllinen sellainen ainakin kahdesta syystä: 1) asiakkaille tehtävän työn seurannan johdosta ja 2) oman oppimisen kannalta. Näistä ensimmäinen on ymmärrettävästi lähes pakollinen sellaisille, jotka tekevät tuntiperusteisesti laskutettavaa työtä asiakkaille. Vaikka asiakas ei pyytäisikään erikseen raporttia tehdyistä tunneista, antaa se ammattimaisen ja luottamusta herättävän vaikutelman, mikäli laskun liitteeksi on laittaa tarkka erittely tehdyistä tunneista.

Oma oppiminen taas on vaikkapa tarjouslaskennan kannalta olennaista. Kokemuksen myötä tietysti pystyy yhä paremmin ja paremmin taikomaan arviot hihastakin, mutta varmemmalla pohjalla ollaan ehdottomasti, mikäli arviot perustuvat kuukausien ja vuosien varrella mitattuun dataan.

Harvest-pilvipalvelu, ruutukaappaus

Harvestissa on melko selkeä käyttöliittymä

Omassa vertailussani loppusuoralle pääsivät TimeCamp sekä Harvest, joiden välille ei meinannut syntyä niin millään eroa. Loppujen lopuksi valinta kallistui niukasti Harvestin puoleen, koska se oli hieman helpompi käyttää ja erityisesti koska lisäosat ja integraatiot olivat saatavilla jo ilmaisversiossa. Toisaalta TimeCamp taas olisi vähän halvempi maksulliseen versioon siirryttäessä, joten valinta oli vaikea.

Harvest

HintaPalvelu on ilmainen yhdelle käyttäjälle, jolla on enintään kaksi projektia. Maksamalla 12 $/kk/henkilö saa käyttöön rajoittamattoman määrän sekä käyttäjiä että projekteja.

Projektien määrän rajoitusta saa kierrettyä siten, että tekee vaikkapa projektin nimeltä "Asiakkaat", jonka alle voi sitten laittaa tehtävinä eri asiakkaat. Näin pystyy myös ilmaisella versiolla tallentamaan työtunnit asiakaskohtaisesti.
KäytettävyysKäyttöönotto on modernien pilvipalveluiden tapaan helppo. Projektien ja tehtävien organisoinnin mietintään kannattaa uhrata vähän aikaa, jotta tilanne pysyy hanskassa vielä kuukausien käytönkin jälkeen.

Harvestin raportointiominaisuudet eivät ole valtavan monipuoliset, mutta toisaalta sieltä saa tärkeimmät riittävän helposti tulostettua, joten se ajaa kyllä asiansa.

Androidille ja iPhonelle löytyy myös sovellukset, mikä on erinomainen uutinen sellaiselle, joka ei aina muista pysäyttää ajastinta tietokoneen äärestä poistuessaan.
IntegrointiHarvest on panostanut integrointiin kiitettävästi. Lisäosia löytyy useampia kymmeniä, mm. Trello, JIRA, Basecamp ja MeisterTask, joten tehtävien hallinta integroituu mukavasti tuntikirjauksiin.

Myös Chromeen ja Safariin on olemassa lisäosat, joten ajan tallennus on helppo napsauttaa päälle tai pois selaimesta ilman, että avaa varsinaista Harvest-sovellusta.

2. Kirjanpito

Kirjanpito on sikäli hankala aihe tässä yhteydessä, että pääsääntöisesti se suositellaan ulkoistettavaksi ammattilaiselle. Itselläni on (hieman tosin jo hapantumaan päässyt) laskentatoimen koulutus, mutta kahdenkertaista kirjanpitoa tai vähänkään isompaa toimintaa en ryhtyisi hoitamaan itse.

Mikäli kuitenkin olet ammatinharjoittaja, jolle riittää yhdenkertainen kirjanpito, silloin kannattaa tutkia voisiko suomalaislähtöinen Holvi olla vaihtoehto kirjanpitoon. Tässä pilvipalvelun ja pankin sekoituksessa on se kiehtovaa, että yhdellä pienehköllä kuukausimaksulla saa käyttöönsä kirjanpidon lisäksi myös mm. pankkitilin, laskutuksen, kuittien tallentamisen ja jopa yksinkertaisen verkkokaupan.

Holvi ruutukaappaus

Holvin avulla pystyy parhaimmillaan listimään useamman kärpäsen yhdellä iskulla

Omalle yritykselleni Holvi ei käynyt vaihtoehdoksi mm. kahdenkertaisen kirjanpidon takia. Se olisi ehkä muuten toiminut pankkina, mutta ainakaan tuolloin ei ollut vielä olemassa integraatiota Procountorin kanssa, joten Holvin hyödyt alkoivat kuihtua osaltani. Ehdottomasti kuitenkin mielenkiintoinen konsepti, jonka kehitystä kannattaa pitää silmällä.

Holvi

HintaHolvin Basic-tili on kuukausimaksuton, mutta tilisiirroista menee Holville 0,50 €/siirto. Pro-tilin kuukausimaksu on 8 €, jolloin tilisiirroista ei mene erikseen maksua.

Molemmissa malleissa verkkokauppaominaisuutta käytettäessä menee osa myyntitapahtumien tuotoista (2,5% - 3%) Holville.
KäytettävyysKäyttöönotto oli sinänsä aika helppo, mutta - ymmärrettävistä syistä - oikeus toimia yrityksen edustajana täytyi vahvistaa Holville, mikä tuotti vähän viivettä prosessiin.

Miinuksena täytyy mainita Holvin epäselvät nettisivut, joilta halutun tiedon löytäminen oli välillä aika hankalaa. Mennessä vähän tarkemmalle tasolle oli aika vaikea löytää mihin Holvi loppujen lopuksi taipuu ja mihin ei.
IntegrointiIntegraatioista ei löydy mitään tietoa Holvin sivuilta (tai sitten se on tehokkaasti piilotettu) ja esimerkiksi Procountoriin ei löytynyt alkuvuodesta 2017 integraatiota.

3. Sähköpostimarkkinointi

Sähköpostimarkkinointi yhdistetään monesti, aivan oikeutetusti, spämmiin. Sillä on kuitenkin edelleen paikkansa oikein käytettynä, joten sen mahdollinen hyödyntäminen omassa markkinoinnissa kannattaa puntaroida. Esimerkiksi verkkokaupan kampanjoista ilmoittaminen tai jonkin muun asiakasta hyödyttävän tiedon lähettäminen toimii edelleen hyvin.

Kävin läpi muutaman vaihtoehdon, joista suomalainen Postiviidakko tippui heti pois, sillä hinnoista ei löytynyt tietoa ja ilmainen kokeilukin vaati demon varaamisen. Lisäksi integraatioista löytyi hyvin epämääräisesti tietoa. Harmi sinänsä, mielelläni olisin käynyt kotimaisen vaihtoehdon läpi, jos olisi ollut edes melkein samalla viivalla ulkomaisten kilpailijoidensa kanssa.

AWeber tippui samaten pois ilmaisen vaihtoehdon puuttumisen takia ja Drip vaikutti olevan jo sen verran pitkä askel markkinoinnin automaation suuntaan, että siitä tuntui olevan parasta pysytellä erossa. Niinpä jäljelle jäi markkinajohtaja MailChimp, joka ei ainakaan ihan sattumalta ole asemaansa saavuttanut.

MailChimp-pilvipalvelu, ruutukaappaus

MailChimpin aloituskynnys ei ole ihan matalimmasta päästä, mutta ominaisuuksia on paljon

MailChimp on ilmainen vielä ihan kohtuullisillakin käyttömäärillä; osoitelistassa saa olla jopa 2000 osoitetta ja sähköposteja saa lähteä 12000 kuukaudessa ennen kuin täytyy raottaa lompakkoa. Lisäksi integrointeja löytyy joka lähtöön, joten vähän vaivaa näkemällä saa automatisoitua paljonkin asioita. MailChimpin käytön aloittaminen ei kuitenkaan ole ihan helppoa, sillä ennen ensimmäisen viestin lähettämistä on käytettävä jonkin verran aikaa perehtymiseen ja asetusten viilailuun.

MailChimp

HintaMailChimp on pienelle yritykselle pitkäänkin ilmainen, riippuen siitä, kuinka nopeasti postituslista kasvaa yli 2000 osoitteen. Ilmaiseen versioon ei kuulu sähköposti- ja puhelintukea.

Vaikka maksuttomassakin versiossa on varsin hyvin ominaisuuksia, maksamalla vähän lisää (alkaen noin 10 €/kk) saa lisää ominaisuuksia mm. automaatioon ja kohdennukseen.
KäytettävyysAloituskynnyksellä on korkeutta jonkin verran, eli perehtymiseen kannattaa varata aikaa.

MailChimpin hyvä puoli on, että säätömahdollisuuksia on paljon, mutta toisaalta se tuo taas jonkin verran monimutkaisuutta käyttöön.
IntegrointiIntegraatiomahdollisuuksia löytyy tukuittain, osa ilmaisia ja osa maksullisia. Enemmän kyse on siitä, mitä integrointeja haluat tehdä kuin siitä, että mitä on mahdollista tehdä.

4. Kyselyt

Selaimen kautta täytettävä kysely on helppo ja käyttäjäystävällinen tapa kerätä esimerkiksi palautetta asiakkailta. Nykyisillä työkaluilla tällainen on hyvinkin nopea ja helppo toteuttaa teknisesti, kunhan on vain ajatus siitä, mitä halutaan kysellä ja minkälainen kyselyn rakenne on.

Vaihtoehtoja tähän löytyy tukuittain, enkä ala niitä tähän sen kummemmin listaamaan. Mikäli haluat tuottaa vähän nätimpää kyselyä, Typeform on yksi hyvä vaihtoehto, joka kannattaa tutkia. Tähän kuitenkin valitsin Google Formsin nimenomaan sen helppouden takia.

Google Forms -pilvipalvelu, ruutukaappaus

Google Formsin avulla voi tehdä nopeasti yksinkertaisia kyselyjä

Google Forms mahdollistaa kyselyn tekemisen todella nopeasti ja vähällä vaivalla. Miinuspuolena tästä aiheutuu se, että esimerkiksi kyselyn ulkomuodon muokkaaminen on aika rajoitettua. Lisäksi sen avulla ei saa toteutettua monimutkaisempia kyselyitä (ainakaan ilman erillisiä lisäosia), kuten esimerkiksi logiikkaa sisältäviä sellaisia.

Yhtenä hyvänä puolena täytyy vielä mainita se, että kyselyn tulokset saa automaattisesti Google Forms -taulukkoon, jossa niistä saa tehtyä helposti vaikkapa kuvaajia.

Google Forms

HintaGoogle Forms on ilmainen työkalu, eikä siitä ole edes olemassa maksullisia versioita.
KäytettävyysKäytön aloittaminen on helppoa, eikä se matkan varrella siitä juurikaan monimutkaisemmaksi muutu. Osin tämä johtuu rajoitetuista ominaisuuksista, eli vaihtoehtojakaan ei kovin paljon ole.
IntegrointiGoogle Formsiin löytyy jonkin verran lisäosia, joiden laatu kyllä vaikuttaa vaihtelevan aika tavalla. Lisäksi, vastaukset saa vietyä automaattisesti Google Sheetsiin, jossa niitä on helpompi työstää ja katsella kootusti.

5. CRM

Joo, kyllä CRM:lle löytyy suomenkielinenkin nimi: asiakkuudenhallinta. Harva sitä kuitenkin taitaa käyttää, joten siksi otsikossa on CRM, kuten myöskin tästä eteenpäin.

Yksityisyrittäjälle tai pienelle yritykselle CRM ei ehkä tunnu kovin tarpeelliselta työkalulta, mutta jos yritystoiminnan olettaa kasvavan, voi olla hyvä varautua kasvuun ottamalla CRM käyttöön jo aikaisessa vaiheessa. Tällä tavoin voi välttää sitten jossain vaiheessa asiakasdatan etsimisen sieltä sun täältä, kun CRM:lle oikeasti alkaa olla käyttöä.

Jos on valmis maksamaan vähän, virolainen Pipedrive on erinomainen vaihtoehto, johon kannattaa tutustua. Tähän kuitenkin valitsin HubSpot CRM:n, joka on lähtötasolla ilmainen pilvipalvelu. Tai no, HubSpotin mukaan HubSpot CRM on täysin ilmainen työkalu, kun taas HubSpot Sales tarjoaa myös maksullisia ominaisuuksia. Itse palvelussa se on kyllä käyttäjälle aika lailla tekemätön paikka huomata, että milloin on kyse CRM:n ja milloin Salesin ominaisuudesta.

HubSpot CRM -pilvipalvelu, ruutukaappaus

HubSpot on markkinoinnin lisäksi valtaamassa jalansijaa myynnin ratkaisujen alueelta

HubSpot CRM tarjoaa ihan riittävän hyvän vaihtoehdon tallentaa asiakkaista perustietoja ja tapahtumia sekä seurata myyntisuppiloa. Joiltain osin se ei ehkä edusta ihan huippua käytettävyydessä, mutta ilmaisen työkalun kyseessä ollessa pienistä epäjohdonmukaisuuksista ei oikein kehtaa pahastuakaan.

Jossain vaiheessa HubSpot CRM oli myös aikamoinen resurssisyöppö, ainakin Chromella käytettäessä, mutta tätä kirjoittaessa kyseinen ongelma on jo poistunut.

HubSpot CRM

HintaHubSpot CRM on ilmainen pilvipalvelu, mutta siihen on saatavilla saumattomasti integroidun HubSpot Salesin kautta lisää ominaisuuksia.
KäytettävyysKäytön aloittaminen on melko helppoa. Myyntisuppilo löytyy valmiina ja siihen on helppo tehdä säätöä, tai niin halutessaan tehdä vaikka se kokonaan uusiksi.

On vähän epäselvää, että milloin ollaan missäkin HubSpotin työkalussa (CRM, Sales tai Marketing), mutta toisaalta sillä ei ehkä ole niin suurta väliä.
IntegrointiIntegrointeja löytyy jonkin verran, mm. Outlook ja Gmail. Myös WordPressin kanssa HubSpotin saa liitettyä yhteen, mutta siinä mennään ehkä jo Marketing-työkalun puolelle.

Zapierin kautta saa kätevästi automatisoitua tiettyjä HubSpotiin liittyviä toimenpiteitä ja myös esimerkiksi Vainuun löytyy integraatio.

6. Analytiikka

Analytiikka on jälleen yksi asia, joka ei välttämättä ole pienen yrityksen prioriteeteissa kovin korkealla, mutta ehkä sen olisi syytä olla? Digitalisaation myötä data ja sen ymmärtäminen on muuttunut jopa ratkaisevaksi kilpailutekijäksi monelle yritykselle. Ne, jotka osaavat tulkita ja hyödyntää dataa, ovat myös vahvoilla digitalisaation edetessä.

Tähän kategoriaan itsestään selvä valinta olisi Google Analytics. Jopa niin itsestään selvä, että jätän sen nyt kuitenkin väliin. Toteanpahan vain, että mikäli yritykselläsi on verkkosivusto, etkä vielä hyödynnä Google Analyticsia, niin kannattaa muuttaa tilanne äkkiä. Tai sitten ottaa käyttöön jokin vastaava analytiikkatyökalu perustietojen (kävijämäärät, kuinka pitkään ovat sivustolla, mitä lukevat jne.) seurantaan, mikäli Google tökkii.

Tähän kuitenkin valitsin Maltalla pääkonttoriaan pitävän Hotjarin, jonka avulla voi seurata verkkosivustolla kävijöiden käyttäytymistä ja liikkeitä.

Hotjar-pilvipalvelu, ruutukaappaus

Hotjarin avulla voi analysoida verkkosivuston käytettävyyttä

Hotjar tarjoaa käyttöön lämpökartat, tallennukset, suppilot ja muutamia muita ominaisuuksia. Lämpökartan avulla voi esimerkiksi seurata toimivatko sivut käyttäjille intuitiivisesti. Se tallentaa hiiren kursorin liikkeet, vieritykset, sekä klikkaukset ja täppäykset, joten voit esimerkiksi huomata, jos tiettyä kohtaa yritetään usein klikata, vaikka siinä ei olisikaan linkkiä. Tai vaihtoehtoisesti, jos sivua ei koskaan vieritetä alaspäin, voit miettiä kannattaisiko rakennetta muuttaa tai yrittää saada sinne yläosaan se kaikkein tärkein tieto.

Hotjar ei niinkään anna suoria vastauksia kuin tarjoaa mahdollisuuden löytää vastauksia, jos on valmis käyttämään aikaa niiden kaiveluun. Esimerkiksi yllä olevasta ruudunkaappauksesta käy ilmi, että sivulla olevaa ns. CTA-nappia ei ole klikannut mittausaikana vielä kukaan. Otoksen koko ei toki ole vielä tässä vaiheessa suuri, mutta voinee jo miettiä, onko kyseinen nappi kokonaan tarpeeton.

Hotjar

HintaHotjar on pienellä käytöllä "ikuisesti ilmainen". Ilmaisella versiolla pystyy jo keräämään jonkin verran dataa kävijöiden käyttäytymisestä ja liikkeistä verkkosivustolla.
KäytettävyysKäyttöönotto on kohtalaisen helppo. Ehkä hankalin osuus siinä on seurantakoodin saaminen verkkosivustolle, vähän riippuen siitä miten sen ylläpito on järjestetty. Mikäli Google Tag Manager on käytössä, seurantakoodin lisäys käy nopeasti.

Muuten käyttö on myös melko helppoa. Lämpökarttoja tai suppiloita joutuu vähän aikaa ensin tutkailemaan, mutta idea löytynee kuitenkin aika nopeasti ja ilman koulutusta.
IntegrointiHotjarin osalta integroinneille ei ehkä ole hirveästi tarvetta. Periaatteessa sen kyselyominaisuuksien käytön yhteydessä voisi jostain integraatiosta olla hyötyä, mutta muuten ei polttavaa tarvetta ole.

7. VPN

VPN on (suunnilleen) suomeksi virtuaalinen erillisverkko, joten eiköhän vain suosiolla käytetä siitä nimitystä VPN. Teknisiä yksityskohtia tässä vaiheessa hieman ylenkatsoen voisi vielä todeta, että VPN:n avulla voi lisätä tietoturvan tasoa julkisessa verkossa kulkevassa liikenteessä.

Jätän tässä myös varsinaiset yritysratkaisut ulkopuolelle, eli näkökulmana on yksittäisen laitteen tai laitteiden kanssa käytettävät ratkaisut. Omalta osaltani valinta osui aivan tuoreeseen sveitsiläiseen tuotteeseen nimeltä ProtonVPN. Tarkkaan ottaen se ei ihan istu pilvipalvelut-otsikon alle, mutta lienee kuitenkin riittävän lähellä, esimerkiksi hinnoittelumalliensa perusteella.  Toinen hyvä vaihtoehto on suomalaisen F-Securen Freedome, jonka käytöstä kuitenkin joutuu maksamaan jokusen euron kuukaudessa.

ProtonVPN ruutukaappaus

Netti on vähän turvallisempi paikka ProtonVPN:n käyttäjille

Kun VPN on koneessa käytössä, Internet-yhteys on salattu ja siten tietoturvallisempi. VPN-yhteyden avulla voi myös esimerkiksi päästä sellaisille sivuille, joihin pääsy on estetty sijaintimaassa. Ehkä tämä ei ole suomalaisille kovin merkittävä asia ja muutenkin laillisuusnäkökulma pitää huomioida, mutta joissain tilanteissa voi VPN olla pelastava enkeli. Esimerkiksi, kun olet olympialaisten aikaan työreissussa ulkomailla ja haluaisit katsoa suomeksi selostettua lähetystä, mutta se ei onnistu maarajoitusten takia, VPN voi olla ratkaisu ongelmaan. Tosin, tässä tapauksessa esitelty ProtonVPN ei olisi nykyisellään sellainen, sillä heillä ei ole vielä toistaiseksi yhteyspistettä Suomessa.

ProtonVPN

HintaProtonVPN on tarjolla myös ilmaisena vaihtoehtona, jossa kylläkin on vähän alempi palvelutaso kuin maksullisissa versioissa.

Halvin maksullinen versio on 4 $/kk, joka sekin on vielä ihan kohtuullinen hinta tällaisesta palvelusta.
KäytettävyysKäyttöönotto ja käyttö ylipäätään on hyvin helppoa. Sinänsä palvelu pyöriikin pitkälti taustalla ja näkymättömissä, mutta sen laittaminen tarvittaessa pois päältä onnistuu myös helposti.
IntegrointiEi ole varsinaisesti tarvetta integraatioille.

14 työkalua lähes nollabudjetilla

Ensimmäinen postaus mukaan lukien nyt on käyty läpi 14 pienen budjetin pilvipalvelua ja muutamia vaihtoehtojakin.  Rahaa ei ole vielä kulunut kauheasti; tässä postauksessa mentiin käytännössä nollabudjetilla, eikä ensimmäisestäkään osiosta tainnut montaa euroa kuukausitasolla kertyä.

Yrittäjä voi siis halutessaan saada käyttöön ihan kelpo arsenaalin digitaalisia työkaluja melkein nollabudjetilla, jos on valmis näkemään vaivaa sen eteen. Se on sitten aivan toinen kysymys, että kannattaisiko ennemmin maksaa johonkin suuntaan jokunen kymppi kuukaudessa ja säästää itseltään työtä ja hermoja. Mahdollisesti. Riippuu kokonaisuudesta ja siitä, tykkääkö näiden asioiden kanssa touhuta. Kovin kummoisille tuntipalkoille tästä ei kuitenkaan taida päästä.

Simo Kari

Simo Kari

Pääpahis

• Savolais-hämäläinen introvertti, eli kiero, hidas ja umpimielinen. Melko toimiva yhdistelmä.
• Käytännön digitalisaation konkari; tavalla tai toisella jo yli 20 vuotta ruohonjuuritason muutoksessa puurtamassa.
• Osaamista on kertynyt varsinkin näistä aihealueista: IT, markkinointi ja projektinhallinta.
• Innokas penkkiurheilija ja tavallaan innokas kuntoilija.

Share This